Pour les rendre visibles au fur et à mesure des besoins, dans la médiathèque du journal concerné, il faut cocher la case "Partagé" des dossiers/documents, à l'aide du bouton représentant 3 petits points en bas à droite de la vignette :

🔺 Attention, si un document est en mode partagé mais le dossier dans lequel il est rangé n'est pas lui-même partagé, ce document n’est toujours pas visible.
Il faut alors aussi cocher le mode partagé du dossier "Parent".

Les documents/dossiers partagés sont signalés ensuite par une petite icône :